Privacybeleid

1. Inleiding

Lean Clinic B.V. ("Lean Clinic", "wij") levert digitale leefstijlbegeleiding bij gewichtsverlies, met medische beoordeling door BIG-geregistreerde artsen wanneer medicatie mogelijk is aangewezen. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, hoe we die beveiligen, hoe lang we bewaren en welke rechten u heeft op grond van de AVG en, waar van toepassing, de WGBO.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Naam: Lean Clinic B.V.
Adres: Bargelaan 200, 2333 CW Leiden, Nederland
KVK: 97542695
E-mail: contact@leanclinic.nl

Lean Clinic is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die in ons platform en onze dienstverlening worden verwerkt. BIG-geregistreerde artsen en de apotheek zijn in het algemeen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor hun eigen (EPD-/farmacie-) dossiervoering. Gegevensdeling met arts/apotheek gebeurt alleen als dat noodzakelijk is én rechtmatig (bijv. met toestemming of op basis van de behandelrelatie).

3. Voor wie geldt dit beleid

Cliënten die deelnemen aan ons programma
Gebruikers van onze digitale diensten (app/portaal/AI-coach)
Bezoekers van onze website
Sollicitanten en leveranciers (beperkt; zie ook onze contractuele afspraken)

4. Welke gegevens verwerken we

4.1 Cliënten

Identificatie & contact: naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoon, geboortedatum, (optioneel) geslacht.
Administratie: cliëntnummer, behandeltraject, gekoppelde coach/arts, afspraakmomenten, betaalreferenties (via betaalprovider).
Gezondheidsgegevens: hulpvraag, medische voorgeschiedenis, medicatiegebruik (incl. GLP-1), relevante metingen (bijv. BMI, gewicht, lengte), contra-indicaties, bijwerkingen.
Leefstijlgegevens: voedingspatroon, beweging, slaap/stress-inschattingen, voortgangsmetingen, antwoorden op vragenlijsten en opdrachten.
BSN: uitsluitend indien en voor zover dit wettelijk vereist is (bijv. in het kader van medicatieverstrekking door de apotheek) en dan zo beperkt mogelijk.
Identiteitsverificatie: een foto van uw identiteitsbewijs (paspoort of rijbewijs) en een selfie ter verificatie. Deze gegevens worden verwerkt door onze verificatiepartner Stripe Identity en niet door Lean Clinic opgeslagen. Zie sectie 7 voor details.

4.2 Gebruikers van digitale diensten

Accountgegevens: naam, e-mail, (optioneel) telefoon.
Gebruik & techniek: inloglogs, rol (arts/coach/cliënt), app-activiteiten, apparaat/ browserinformatie, IP-adres.
Door u aangeleverd: notities, antwoorden, uploads (bijv. foto's), voorkeuren.
AI-coach interacties: vragen/antwoorden die u invoert; deze worden gebruikt om u te begeleiden en het traject te personaliseren. Er worden geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg genomen.

4.3 Websitebezoekers

Formulieren: naam, e-mail, telefoon (indien ingevuld) en uw bericht.
Techniek: IP-adres, device/browsergegevens, cookie-ID's (afhankelijk van uw cookievoorkeuren).

4.4 Apple Health (alleen in de iPhone-app)

De koppeling met Apple Health is een keuze. U zet hem zelf aan in de app, en in Apple Health bepaalt u per meting wat u deelt. Zonder koppeling lezen we niets uit Apple Health.

Wat we lezen: gewicht, vetpercentage, tailleomtrek, bloeddruk, glucose, rusthartslag, slaap, stappen, beweging en trainingen, voor zover u daar toestemming voor geeft.
Waarvoor: om uw wekelijkse check-in alvast in te vullen en uw voortgang in de app te tonen. De waarden die u met een check-in verstuurt, ziet uw zorgteam in uw dossier.
Wat we schrijven: alleen het gewicht dat u zelf in uw check-in invult, zodat al uw wegingen in Apple Health staan.
Bewaren: de dagwaarden bewaren we zolang de koppeling aan staat, voor de grafieken in de app. Verwijdert u de koppeling, dan wissen we ze. Waarden die u met een check-in verstuurde, horen bij uw dossier en volgen de bewaartermijnen in hoofdstuk 9.
Niet gedeeld: we gebruiken gegevens uit Apple Health niet voor advertenties of marketing, verkopen ze niet en delen ze met niemand buiten uw zorgteam, behalve de hostingpartijen uit hoofdstuk 7 die ze voor ons opslaan. De AI-coach (Milo) en de AI-provider krijgen ze niet.
Intrekken: in de app via Meer, Instellingen, Apple Health en dan Koppeling verwijderen. In Apple Health zelf kunt u de toegang ook uitzetten.

5. Doelen en grondslagen

Zorg- en begeleidingsovereenkomst (uitvoering overeenkomst / WGBO): intake, coaching, voortgangsmonitoring, medisch overleg en (indien geïndiceerd) artsbeoordeling voor (herhaal)recepten.
Wettelijke verplichtingen: fiscale bewaarplicht (7 jaar), WGBO-bewaring (20 jaar voor medische dossiers), Wkkgz-vereisten (incidenten/klachten).
Gerechtvaardigd belang: beveiliging en logging, kwaliteitsverbetering, beperking van fraude/misbruik, servicecommunicatie.
Toestemming: wanneer vereist (bijv. delen gezondheidsgegevens met arts, gebruik van niet-essentiële cookies, marketing e-mails). Toestemming kan u altijd intrekken.
Wetenschappelijk en statistisch onderzoek: het anonimiseren en aggregeren van gegevens om de kwaliteit en de effectiviteit van ons programma te meten (artikel 9 lid 2 sub j AVG). Zie sectie 10.

6. Herkomst van gegevens

Rechtstreeks van u (aanmelding, intake, app/portaal, e-mail, (video)consult).
Van uw arts (indien u hiervoor toestemming geeft of op basis van behandelrelatie).
Automatisch via ons platform (logs, beveiligingsgebeurtenissen).
Uit Apple Health, als u in de iPhone-app de koppeling aanzet (zie 4.4).

7. Ontvangers en categorieën

Artsen (BIG): zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun EPD; ontvangen uitsluitend noodzakelijke gegevens voor beoordeling/consult.
Apotheek: zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; medicatieverstrekking en facturatie lopen rechtstreeks via de apotheek.
Hosting & infrastructuur: database/auth via Supabase (gehost op AWS EU – Frankfurt) en frontend hosting via Vercel. Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten.
Betaalprovider: Stripe (of gelijkwaardig) voor betalingen/abonnementen.
Identiteitsverificatie (Stripe Identity): voor het bevestigen van uw identiteit verwerkt Stripe Identity uw identiteitsbewijs en selfie. Stripe is hiervoor zelfstandig verwerker en bewaart deze gegevens conform hun eigen privacybeleid en toepasselijke wetgeving. Lean Clinic ontvangt uitsluitend het verificatieresultaat (bevestigd/niet bevestigd) en slaat geen kopieën van uw identiteitsbewijs op. Deze verificatie is vereist op grond van de Wet BIG en regelgeving rondom het op afstand voorschrijven van medicatie.
Videoconsulten (Daily.co): videoconsulten tussen u en de arts vinden plaats via Daily.co, geïntegreerd in ons platform. De verbinding is versleuteld. Er worden geen video- of audio-opnamen gemaakt of opgeslagen, niet door Lean Clinic en niet door Daily.co.
Communicatie & support: e-maildienst en helpdesktools waar nodig.
Analytics (PostHog): met uw toestemming gebruiken we PostHog voor websiteanalyse en sessie-opnames. Data wordt opgeslagen in de EU (via reverse proxy). PostHog heeft een DPA met ons conform AVG-vereisten. Zie sectie 13 voor details.
Andere verwerkers alleen waar noodzakelijk en contractueel geborgd (DPA/SCC's).

8. Internationale doorgifte

Wij verwerken gegevens bij voorkeur binnen de EER. Indien doorgifte buiten de EER plaatsvindt (bijv. door een subverwerker), borgen wij dit met passende waarborgen volgens de AVG, zoals de EU-standaardcontractbepalingen (SCC's) en aanvullende maatregelen indien nodig.

9. Bewaartermijnen

Medische (EPD-)gegevens: in principe 20 jaar (WGBO), tenzij een andere wettelijke termijn geldt.
Coaching/leefstijlgegevens: zolang noodzakelijk voor het traject en kwaliteitsdoeleinden; daarna verwijderen of anonimiseren we deze gegevens, tenzij een wettelijke plicht langere bewaring vereist. Wat we met geanonimiseerde gegevens doen, staat in sectie 10.
Financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Logbestanden: bewaard conform ons informatiebeveiligingsbeleid en proportionaliteit (beveiliging/forensic needs).

10. Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens

Uit de gegevens van al onze cliënten samen leren we wat werkt: hoe gewicht zich gemiddeld ontwikkelt, welke begeleiding effect heeft en hoe medicatie wordt ervaren. Voor die inzichten bewerken we gegevens zoals check-ins, gewichtsverloop en medicatiegebruik zo dat ze niet meer tot een persoon te herleiden zijn. We verwijderen identificerende gegevens en rapporteren alleen over groepen die groot genoeg zijn om niemand te kunnen herkennen.

De uitkomsten gebruiken we om ons programma te verbeteren en te onderbouwen, voor wetenschappelijk en statistisch onderzoek, en voor publicaties over onze resultaten. We kunnen ze ook delen met derden, bijvoorbeeld zorgverleners en onderzoekers. Gegevens waaruit u herleidbaar bent, delen of verkopen we hier nooit voor.

Grondslag: het anonimiseren zelf is een verwerking van uw gegevens. Die baseren we op wetenschappelijk en statistisch onderzoek (artikel 9 lid 2 sub j AVG in samenhang met artikel 89 AVG en artikel 24 UAVG) en, voor gegevens uit uw medisch dossier, op artikel 7:458 van het Burgerlijk Wetboek. Zodra gegevens werkelijk anoniem zijn, zijn het geen persoonsgegevens meer en geldt de AVG er niet langer voor. Lean Clinic is rechthebbende op de geanonimiseerde en geaggregeerde uitkomsten.

Bezwaar maken: wilt u niet dat uw gegevens hiervoor worden gebruikt, laat dat dan weten via contact@leanclinic.nl. We sluiten u dan uit, zonder gevolgen voor uw behandeling. Uitkomsten die al geanonimiseerd of gepubliceerd zijn kunnen we niet terughalen.

11. Beveiliging

Encryptie in transit (TLS/HTTPS) en versleutelde opslag waar passend.
Gescheiden rollen en rechten (arts/coach/administrator), row-level security en policy-checks.
Strikt need-to-know-principe; coaches hebben géén inzage in medische artsendossiers.
Authenticatie en toegangscontrole; periodieke review van autorisaties.
Automatische logging van (medische) mutaties; dagelijkse versleutelde back-ups.
Incident- & datalekprocedure (melding AP binnen 72 uur indien vereist; betrokkenen informeren bij hoog risico).

12. Uw privacyrechten

Inzage: kopie van uw persoonsgegevens.
Rectificatie: onjuiste gegevens corrigeren.
Verwijdering: waar mogelijk en niet strijdig met wettelijke bewaarplichten (bijv. WGBO).
Beperking: tijdelijk beperken van verwerking.
Dataportabiliteit: overdraagbaar formaat, voor zover wettelijk van toepassing.
Bezwaar: tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang of marketing.
Toestemming intrekken: met terugwerkende kracht ongedaan maken is niet mogelijk, wel voor toekomstige verwerking.

U kunt uw rechten uitoefenen via contact@leanclinic.nl. We reageren in principe binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We verzoeken u eerst contact met ons op te nemen zodat we het snel kunnen oplossen.

13. Cookies en tracking

13.1 Soorten cookies

Functionele cookies: noodzakelijk voor authenticatie, beveiliging en basisfunctionaliteit.
Analytische cookies: voor websiteanalyse en gebruikersinzichten. Deze plaatsen we alleen met uw toestemming via de cookiebanner.

13.2 PostHog (Analytics)

Met uw toestemming gebruiken we PostHog voor websiteanalyse en gebruikerservaring-onderzoek. PostHog verzamelt:

Paginabezoeken, klikgedrag en scrolldiepte
Apparaat- en browserinformatie (type, besturingssysteem, schermgrootte)
Geanonimiseerd IP-adres (laatste octetten verwijderd)

Doel: verbeteren van gebruikerservaring, identificeren van technische problemen, optimaliseren van onze dienstverlening.

Gegevenslocatie: PostHog-data wordt opgeslagen in de EU (via onze eigen server met reverse proxy naar PostHog Cloud EU). PostHog heeft een DPA (Data Processing Agreement) met ons afgesloten conform AVG-vereisten.

Bewaartermijn: analytische data wordt maximaal 12 maanden bewaard, daarna automatisch verwijderd of geanonimiseerd.

13.3 Uw keuzes en controle

Bij uw eerste bezoek verschijnt een cookiebanner waarin u kunt kiezen om analytische cookies te accepteren of te weigeren.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door uw browsercookies te wissen en de pagina te vernieuwen. De cookiebanner verschijnt dan opnieuw.
Indien u weigert, plaatsen we geen PostHog-cookies en worden geen analytische gegevens verzameld.
Voor het intrekken van toestemming kunt u ook contact met ons opnemen via contact@leanclinic.nl.

13.4 Advertentie-toeschrijving (first-party)

Komt u via een advertentie op onze website, dan leggen we de campagneparameters uit de link (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content en utm_term) en het Meta klik-ID (fbclid) vast in een eigen (first-party) cookie. Maakt u een account aan, dan bewaren we deze gegevens bij uw eigen registratie in een aparte tabel. Doel: meten welke advertenties tot aanmeldingen en abonnementen leiden, zodat we de effectiviteit van onze advertenties zelf kunnen beoordelen zonder afhankelijk te zijn van het volgen van de conversie door Meta. Grondslag: gerechtvaardigd belang (efficiënte besteding van ons advertentiebudget). Deze gegevens staan los van uw medisch dossier en gebruiken we niet om gezondheidskenmerken of -aandoeningen te volgen of af te leiden.

14. AI, profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Onze AI-coach helpt u met gepersonaliseerde begeleiding op basis van door u ingevoerde informatie. De AI doet geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbare significante impact. Medische indicatie/voorschrift wordt altijd door een arts beoordeeld.

14.1 Geautomatiseerde geschiktheidscheck

Bij uw aanmelding vult u een medische vragenlijst in. Ons platform controleert automatisch of u op basis van de door u opgegeven informatie voldoet aan de toelatingscriteria voor het behandeltraject. Deze criteria zijn vooraf vastgesteld door de artsen van Lean Clinic.

Indien uit uw antwoorden blijkt dat u mogelijk niet in aanmerking komt (bijvoorbeeld bij bepaalde contra-indicaties), wordt u hierover geïnformeerd. Dit is geen medisch besluit: de arts neemt altijd de definitieve beslissing over toelating tot het behandeltraject na aanleiding van het consult.

U heeft het recht om een persoonlijke herbeoordeling te vragen wanneer u op basis van de geautomatiseerde check wordt geïnformeerd dat u mogelijk niet in aanmerking komt. U kunt hiervoor contact opnemen via contact@leanclinic.nl.

14.2 AI-coach (Milo) en gegevens naar de AI-provider

Onze AI-coach helpt bij leefstijl (voeding, beweging, slaap, stress en gewoontes), legt veelvoorkomende bijwerkingen uit op basis van onze eigen, medisch gecontroleerde informatie, en beantwoordt vragen over uw abonnement en bestellingen. De AI-coach geeft geen medisch advies en stelt geen diagnoses. Vragen over medicatie of dosering stuurt hij door naar uw zorgteam, en bij spoed verwijst hij u naar uw huisarts of 112.

Voor de AI-coach maken wij gebruik van een externe AI-provider (Anthropic). Om uw privacy te beschermen sturen wij geen direct identificerende gegevens (zoals uw naam) naar de AI-provider; waar nodig wordt uw leeftijd in plaats van uw geboortedatum gebruikt. De gegevens die voor de begeleiding worden verwerkt, worden uitsluitend verwerkt onder een verwerkersovereenkomst en worden niet gebruikt om AI-modellen van de provider te trainen. Uw zorgteam kan AI-gesprekken inzien voor kwaliteitscontrole en begeleiding.

Stuurt u een bericht aan uw zorgteam, dan kan de AI-provider dat bericht en het eerdere gesprek lezen om een conceptantwoord voor het team te maken. Daarbij gaan ook uw recept en uw leeftijd mee, maar geen naam, geboortedatum of contactgegevens. Een medewerker van het zorgteam leest elk concept, past het zo nodig aan en verstuurt het zelf: er gaat nooit automatisch een antwoord naar u. Het zorgteam gebruikt dezelfde AI-provider ook om een bericht te vertalen of te verbeteren, zonder uw naam. Ook hiervoor gelden de verwerkersovereenkomst en de afspraak dat uw gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen.

15. Minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op volwassenen (18+). Wij verwerken geen gegevens van minderjarigen voor dit programma. Als wij onterecht gegevens van een minderjarige hebben ontvangen, verwijderen we die na melding.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

We evalueren dit beleid minimaal jaarlijks. Bij belangrijke wijzigingen informeren we u via e-mail of in de app. De meest recente versie staat altijd op onze website.

17. Contact

Vragen of verzoeken? Mail ons op contact@leanclinic.nl.